W dniu 19 września w wodniackiej harcówce w siedzibie hufca grupa instruktorów spotkała się z lokalnym administratorem ewidencji, by nauczyć się jej obsługi. Oprócz systemu, uczestnicy poznali związane z nim zapisy w uchwale GK ZHP, procedury zakładania konta pocztowego w domenie zhp.net.pl i udzielania uprawnień administracyjnych, stronę moje.zhp.pl oraz ważną nie tylko dla administratorów ewidencji, ale i dla całej kadry harcerskiej kwestię ochrony danych osobowych i wykorzystania wizerunku członków organizacji.
Na koniec warsztatów prowadzący, będący instruktorem Zespołu Promocji i Informacji, porozmawiał z uczestnikami spotkania o stronach internetowych środowisk i zachęcił ich do uczestnictwa w spotkaniu zespołu 28 września oraz szukania wśród swoich harcerzy i wędrowników osób, które interesują się nowymi technologiami, fotografią, marketingiem. Jest to mozliwość rozwijania swoich zainteresowań poprzez promocję szczepu i hufca.
System Ewidencji Harcerskiej jest centralna bazą danych członków Związku Harcerstwa Polskiego, a prowadzenie ewidencji na poziomie drużyny należy do obowiązków jej drużynowego. Osoby, które chcą uzyskać do niej dostęp, lub mają co do niej pytania mogą skorzystać z instrukcji i innych dokumentów umieszczonych na stronie https://pragapoludnie.zhp.pl/ewidencja